Come abbiamo sviluppato il plugin per Workspace: Anagrafiche, Classi e Ruoli

Negli ultimi mesi abbiamo lavorato a un add-on per Google Workspace dedicato in particolare alle scuole e alle segreterie didattiche. L’obiettivo era semplice: automatizzare la gestione di classi, docenti e ruoli direttamente da Google Fogli e Documenti, senza dover ogni volta mettere le mani nella console di amministrazione o fare copia-incolla infiniti.

Cosa fa l’add-on

Il nostro add-on consente di scaricare le anagrafiche direttamente dal dominio: classi, gruppi, docenti e studenti. Con un clic, i dati vengono importati in un Foglio strutturato, già pronto per l’uso amministrativo o didattico.

Da lì si possono creare tabelle ordinate per classe, materia o ruolo, e generare automaticamente documenti riepilogativi, elenchi o report. Tutto viene aggiornato in tempo reale grazie alle API di Google Directory, mantenendo le informazioni coerenti con quelle del dominio.

Gestione dei ruoli

Uno degli aspetti più utili per segreterie e dirigenti è la gestione dei ruoli personalizzati. L’add-on permette di visualizzare e aggiornare in modo immediato chi è coordinatore, verbalista, o responsabile di dipartimento o indirizzo. Le modifiche vengono sincronizzate automaticamente, riducendo errori e tempi di aggiornamento.

Perché è utile

Le segreterie possono risparmiare ore di lavoro: niente più esportazioni manuali o fogli duplicati da aggiornare a mano. I dirigenti, dal canto loro, possono avere una visione chiara e aggiornata delle strutture didattiche e dei ruoli assegnati.

Inoltre, grazie all’integrazione con Google Documenti, è possibile generare in automatico elenchi classe, firme verbali e documenti ufficiali già impaginati e pronti per la stampa o la condivisione interna.

Un po’ di tecnica

L’add-on è costruito in Apps Script con interfacce basate su CardService e su una web sidebar più avanzata. Comunica con le API di Admin Directory e con le Google Sheets/Docs API, permettendo di muovere i dati in entrambe le direzioni.

Abbiamo inserito un sistema di cache per velocizzare le richieste e una gestione intelligente delle quote API, così anche domini con centinaia di utenti possono lavorare senza rallentamenti.

Conclusione

Questo add-on non è solo un aiuto tecnico, ma uno strumento che semplifica il lavoro quotidiano di chi deve gestire persone, ruoli e documenti all’interno del mondo scolastico. È nato per rendere Workspace più vicino alle esigenze reali di chi lo usa tutti i giorni, tra scadenze, moduli e mille fogli di lavoro.

Prossimo passo? L’integrazione diretta con i sistemi di protocollo e i gestionali scolastici, per chiudere il cerchio e avere un vero ecosistema digitale scolastico integrato.