Una telefonata diversa dal solito
Qualche settimana fa sono stato contattato per una formazione su Google Workspace rivolta ai dipendenti di un’importante società, che non nominerò. Spesso chi chiede una formazione non ha ben chiaro cosa voglia ottenere, e delega al formatore il compito di trovare gli argomenti giusti. Questa volta era diverso: il responsabile IT aveva le idee chiare e voleva sapere come faccio formazione, non cosa offro.
Non cercava un pacchetto preimpostato. Cercava qualcosa che fosse davvero utile ai suoi colleghi. È stata una telefonata piacevole e coinvolgente, con una persona preparata dall’altra parte, e la sintonia si è sentita subito.
Nei giorni successivi ci siamo scambiati materiali: loro mi hanno mandato una scaletta e una serie di punti per farmi capire dove volevano arrivare. E ci siamo accordati per vederci 30-40 minuti prima della formazione, nei loro uffici.
Nel frattempo ho fatto i compiti. Nei giorni prima della formazione mi sono informato a fondo sulla società: come è organizzata, quali sono i dipartimenti, cosa fanno concretamente le persone che ci lavorano, quali sono i progetti più grossi che gestiscono.
Per me è parte del lavoro, non un extra. Come si usa Workspace in una scuola lo so bene; in un’azienda invece cambiano i flussi, le policy, il modo in cui i reparti collaborano e condividono i dati. Una formazione generica rischia di mostrare funzioni che nessuno userà e di saltare proprio quelle che servono. La formazione la voglio mirata, e per farla mirata devo conoscere il contesto.
Volevo conoscere quella realtà: cosa fanno, come lavorano, come usano Workspace. Le aziende di quelle dimensioni stanno quasi sempre su Microsoft 365, e io, che di Workspace sono un convinto sostenitore, l’ho visto finora soprattutto negli enti pubblici e nelle scuole. Ne è uscita una conversazione molto costruttiva. E mentre parlavamo, mi è tornata in mente un’altra azienda.
L’altra azienda: tanta infrastruttura, poco per l’utente
Anche questa era una realtà importante, con investimenti tutt’altro che piccoli. Il modello era uno ancora diffuso, soprattutto in realtà con più sedi: una farm di server Windows su cui le persone si collegano in desktop remoto per lavorare. In quel caso per quasi la totalità di utenti, in sostanza, serviva solo per aprire Excel e Outlook. O, ancora peggio, un browser. In tante altre realtà il desktop remoto ha invece un senso preciso, per esempio per far girare gestionali o software che esistono solo su Windows.
L’idea di fondo ha una sua logica: non dover gestire i singoli PC sparsi in più sedi e centralizzare tutto sui server. E, visto che il lavoro gira tutto lì, in ufficio non servono PC performanti: si risparmia sull’hardware. Il problema è che la complessità non sparisce: si sposta dai PC ai server, e lì cresce. Intanto i PC restano comunque lì, da aggiornare e mantenere. E per una videochiamata si finisce spesso a lavorare in locale, perché il desktop remoto con audio e video mostra tutti i suoi limiti.
Quando un’infrastruttura così cresce per strati, senza mai essere ripensata, i sintomi sono quasi sempre gli stessi:
- profili utente che non si caricano e persone bloccate a inizio giornata;
- caselle di posta piene e mail che restano in coda negli invii più massivi;
- permessi sulle cartelle condivise da gestire a mano, tra ereditarietà ed eccezioni;
- aggiornamenti e migrazioni di posta, Office e sistemi operativi che si susseguono senza sosta;
- RAM e dischi da aggiungere ai server, perché le macchine non bastano più.
Anche creare un nuovo utente diventa un percorso a ostacoli: casella di posta, gruppi in Active Directory, profili, permessi, configurazione dei programmi. Tutto a mano, e spesso con più di un ticket, perché qualcosa manca sempre. Nell’azienda della formazione, invece, un minuto prima di iniziare mi hanno creato un account dedicato e sono stato operativo da subito. Niente di eccezionale, in un ambiente come Workspace è la normalità. Ed è proprio questo il punto.
Lo stesso vale per la collaborazione con l’esterno. Condividere una cartella con un consulente o un fornitore diventa un piccolo progetto, tra NAS, unità di rete e copie sparse su dischi diversi, finché nessuno sa più quale sia la versione giusta di un documento. In Workspace basta il pulsante “Condividi”.
Alla fine, è una macchina che rischia di consumare più tempo e denaro di quanto restituisca. E più cresce, più chi la gestisce passa le giornate a tenerla in piedi invece che ad aiutare chi lavora.
Chi spende davvero di più?
A prima vista, l’azienda con Workspace è quella che spende. Il suo costo è visibile: una licenza per utente, una voce chiara a bilancio, qualcuno che è andato a chiedere quel budget e ci ha messo la faccia.
L’altra, sulla carta, sembra più parsimoniosa. Ma il suo costo è sparpagliato e in gran parte nascosto:
| Voce di costo | Dove si vede |
|---|---|
| Server e farm (di proprietà o in affitto), manutenzione e potenziamento dei server (RAM, dischi) | A bilancio, ma divisa in mille voci |
| Licenze Windows Server, RDS, FSLogix, backup | A bilancio, rinnovate di anno in anno |
| Ore dei sistemisti tra patch, permessi, upgrade di Exchange e Office, migrazioni e ticket | Nel costo del personale, mai attribuite allo strumento |
| Tempo perso dagli utenti tra profili bloccati, mail in coda, cartelle non accessibili, stampanti che non compaiono perché non assegnate | Da nessuna parte |
L’ultima riga è quella che nessuno mette in un preventivo, ed è probabilmente la più pesante. Decine di persone che ogni settimana perdono minuti, a volte ore, aspettando che qualcosa funzioni.
Se si mettesse tutto in fila, sono abbastanza sicuro che la seconda azienda spenda di più. Solo che non lo vede.
E anche se i conti, alla fine, tornassero pari, il prezzo più alto resterebbe un altro. Far lavorare male le persone ogni giorno, senza strumenti per migliorare le cose, ha un costo enorme: in tempo, in motivazione, in idee che nessuno propone più perché tanto “il sistema è così”.
Non è una questione di strumenti, ma di visione
Sarebbe facile ridurre tutto a “Google contro Microsoft” o “cloud contro server”. Ma non è così, e lo dico da sostenitore di Workspace.
In molti contesti Microsoft 365 è senza dubbio la scelta più giusta, e un 365 gestito bene avrebbe risolto gran parte dei problemi che ho elencato. Lascia però comunque in ufficio dei PC Windows da aggiornare e, prima o poi, da sostituire.
Con Workspace si può fare un passo in più. In altri contesti, ho installato ChromeOS Flex su diverse macchine vecchie, destinate a postazioni che lavorano solo sul web: tornano utili, si aggiornano da sole e diventano un semplice punto d’accesso. Il lavoro sta tutto nel servizio, non nella macchina.
Non è una soluzione che va bene a tutti, e non la propongo come tale. Chi lavora con software desktop specifici o con Excel spinto ha esigenze diverse. Per questo la scelta va fatta analizzando il problema, e possibilmente insieme a chi quella postazione la usa ogni giorno.
Del resto, quasi tutte le realtà sono ibride: qualche server in casa per servizi specifici, software installati sui PC per casi d’uso particolari. Lo faccio anch’io quando progetto un’infrastruttura basata su Workspace: c’è sempre qualcosa che resta in locale, e ci sono abitudini e resistenze che non si possono cambiare per decreto.
La differenza è un’altra: verso dove si sta andando, e con quale criterio si decide.
Il responsabile IT che ho incontrato fa tre cose che, secondo me, definiscono il mestiere fatto bene:
- Si prende la responsabilità di chiedere budget. Non è scontato: chiedere soldi significa esporsi e doverne rispondere.
- Trasforma quel budget in semplicità per l’utente. Non in più server, più licenze, più complessità, ma in strumenti che le persone usano senza pensarci.
- Non si ferma all’installazione. Segue lo strumento, legge le novità, prova i nuovi rilasci, e quando trova qualcosa di utile ci organizza sopra una formazione per i colleghi.
È un’idea di IT come servizio continuo, non come impianto da costruire una volta e poi difendere. Nell’altro modello, invece, l’infrastruttura c’è, più o meno funziona, e il lavoro diventa tenerla in vita. Spesso non per cattiva volontà, ma per inerzia, o perché nessuno ha mai avuto il mandato (o il coraggio) di rimettere tutto in discussione.
C’è poi un effetto collaterale più sottile, che nel mio lavoro di sistemista ho visto da vicino più di una volta. Un’infrastruttura complicata, poco documentata e lontana dagli standard tende a rendere indispensabile chi l’ha costruita. Ogni problema passa da lì, ogni soluzione sembra un piccolo miracolo, e la complessità diventa una forma di garanzia. Funziona benissimo, per chi la gestisce. Molto meno per chi, ogni mattina, deve solo aprire un file.
Io credo che un responsabile IT debba misurare il proprio valore al contrario: non da quanti problemi risolve, ma da quanti non si presentano più. Il complimento più bello, per chi fa questo mestiere, è che gli utenti si dimentichino di avere un reparto IT.
Stesso problema, due risposte diverse
Un esempio concreto di questo approccio l’ho vissuto in prima persona. In una scuola avevamo due domini locali mai unificati: invece di imbarcarci in una migrazione complessa, abbiamo tenuto AD solo per gestire le macchine e affidato l’autenticazione degli utenti a Google Workspace, tramite GCPW. Ho raccontato come in GCPW sul campo: come gestire l’accesso ai PC Windows con un account Google Workspace.
Tra i risultati di quel progetto c’è stato l’azzeramento quasi totale dei ticket su profili Windows corrotti o saturi: lo stesso tipo di problema che nelle farm di desktop remoto si cerca di tenere a bada con strumenti come FSLogix.
Non esiste una ricetta unica, e quello che ha funzionato per me non si applica per forza pari pari altrove. Ma la direzione è la stessa: davanti a un problema, invece di aggiungere un altro strato per gestirlo, ci si chiede se si possa toglierlo di mezzo.
Cosa significa, per me, fare bene l’IT
La complessità non è un indicatore di qualità. Un’infrastruttura piena di server può essere necessaria, ma va giustificata ogni giorno da quello che restituisce alle persone che la usano. Quando non lo fa più, diventa un costo che si autoalimenta.
La domanda giusta non è “cosa installiamo?”, ma “cosa serve a chi lavora?”. E la risposta non si trova una volta per tutte: si cerca continuamente, seguendo gli strumenti, provando le novità, ascoltando gli utenti e formandoli. Per questo quella telefonata mi è rimasta in testa: era la stessa domanda, posta prima ancora di entrare in aula.
È lo stesso approccio che cerco di portare nel mio lavoro, che io sia in aula o che stia affiancando una scuola o un’azienda nella gestione dell’IT. Prima si capisce il contesto, poi si semplifica quello che si può, e infine si accompagnano le persone nel cambiamento, invece di imporlo.
Ogni azienda ha la sua storia e il suo budget, e non esiste una soluzione valida per tutti. Il mio lavoro è interpretare i bisogni di chi ho davanti e proporre la soluzione più adatta, che a volte passa da una licenza in più e a volte da hardware riciclato e software open source, come ho raccontato in Sicurezza informatica senza budget. Se ti interessa invece il lato della formazione, leggi anche Phishing su Google Workspace: perché la formazione conta più dei filtri.
Se stai pensando a una formazione su Workspace costruita sulle esigenze reali della tua organizzazione, trovi come lavoro nella pagina dedicata alla docenza e formazione. Se invece ti sei riconosciuto nella seconda azienda e vuoi capire come semplificare la tua infrastruttura, dai un’occhiata ai servizi di sistemista server e reti o di amministrazione Google Workspace per la scuola.
In entrambi i casi, scrivimi: partiamo da una telefonata.
Domande frequenti
Dipende dal contesto. Microsoft 365 è spesso la scelta migliore dove si usa Excel desktop in modo avanzato o software di settore integrati con Office. Google Workspace dà il meglio dove contano la collaborazione in tempo reale, il lavoro da browser e un’amministrazione snella. La scelta va fatta analizzando come lavorano davvero le persone.
Sulla carta può sembrare, ma i costi on premise sono spesso nascosti: hardware, licenze server, backup, ore dei sistemisti, migrazioni e soprattutto il tempo perso dagli utenti quando qualcosa non funziona. Un confronto onesto deve considerare il costo totale, non solo la voce delle licenze.
Sì, con Google Credential Provider for Windows (GCPW). Gli utenti accedono al PC con le stesse credenziali di Workspace, senza account locali condivisi. Active Directory può restare solo per gestire le macchine, oppure non servire affatto. Ne parlo in dettaglio in GCPW sul campo.
È la versione di ChromeOS installabile gratuitamente su PC e Mac esistenti, anche datati. È ideale per postazioni che lavorano solo sul web: si aggiorna da sola e richiede pochissima manutenzione. Per la gestione centralizzata delle policy serve una licenza Chrome Enterprise o Education Upgrade, ed è bene verificare che il modello sia certificato.
Con Google Drive basta condividere un file o un’unità condivisa con l’indirizzo dell’esterno, scegliendo se può visualizzare, commentare o modificare. L’amministratore decide dalla console se e con chi è permessa la condivisione fuori dal dominio. Niente NAS esposti, niente copie sparse tra dischi diversi.
Partendo dal contesto: obiettivi, reparti, flussi di lavoro e policy già in uso. Una formazione efficace mostra le funzioni che le persone useranno davvero, con esempi presi dal loro lavoro quotidiano, invece di un programma standard uguale per tutti.
